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Am 01.08.2022 trat die neue Arbeitsbedingungenrichtlinie in Kraft. Besonders das Nachweisgesetz (NachwG) war von den Änderungen betroffen. Damit müssen Arbeitgeber nicht nur zusätzliche Vertragsbedingungen zu ihren Arbeitsverhältnissen schriftlich dokumentieren. Arbeitgebern, die die wesentlichen Vertragsbedingungen gar nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig dem Arbeitnehmer aushändigen, droht nun ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.

Das Nachweisgesetz beschreibt, worauf Arbeitgeber achten müssen, wenn sie einen Arbeitsvertrag oder andere Schriftstücke für ein neues Arbeitsverhältnis verfassen. Genauer definiert das Nachweisgesetz, welche Inhalte im Schreiben vorkommen müssen, in welcher Form es auszustellen ist und bis zu welchem Zeitraum es vollständig vorliegen muss.

So sind Arbeitgeber in Deutschland generell dazu verpflichtet, ihren Beschäftigten die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich zu bestätigen oder einen schriftlichen Arbeitsvertrag abzuschließen. Dieses Dokument muss spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen. Bei Praktika muss es unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages übergeben werden, spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit.

Hintergrund: Grundsätzlich müssen Arbeitsverträge nicht schriftlich geschlossen werden. Auch eine mündliche oder konkludente Vereinbarung kann wirksam sein. Allerdings gibt es ein häufiges Problem bei nicht schriftlich festgehaltenen Arbeitsbedingungen: Im Streitfall wird es schwer, beschlossene Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses nachzuweisen. Um diese Problematik zu vermeiden, verabschiedete der Gesetzgeber bereits im Jahr 1995 das Nachweisgesetz. Für Beschäftigungen, die bereits vor Inkrafttreten des Gesetzes bestanden und die nicht alle dort geforderten Punkte beinhalten, mussten Arbeitgeber binnen zwei Monaten eine entsprechend ergänzte Niederschrift aushändigen (Übergangsvorschrift, § 4 NachwG).

Nun wird das Nachweisgesetz durch eine neue Fassung in einigen Punkten angepasst.

Das neue Nachweisgesetz 2022 ist die Antwort auf eine bereits 2019 veröffentlichte EU-Richtlinie. Die geplanten Änderungen traten bereits zum 01.08.2022 in Kraft.

Was wird im Nachweisgesetz angepasst?

Neue Mindestinhalte im Arbeitsvertrag

Künftig sollen im Arbeitsvertrag zusätzlich folgende Punkte geregelt sein:

• Dauer der Probezeit (falls vereinbart)
• Bei der Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts:
  • Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen
  • Andere Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung.
• Vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten
• Bei Schichtarbeit:
  • Schichtsystem
  • Schichtrhythmus
  • Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (falls vereinbart)

Schriftliche Niederlegung des Vorgehens bei Kündigung

Diese Bestandteile sollen im Rahmen des Vertrags schriftlich festgehalten werden:

• Verfahren, das bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhalten ist.
• Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage.
  → Hier verweist die Neufassung auf § 7 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG).
  Demnach gilt eine Kündigung als wirksam, wenn der Arbeitnehmer die Drei-Wochen-Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage verpasst.

Für alle Verhältnisse, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden, kann der Arbeitnehmer den Arbeitgeber auffordern, ihm eine erweiterte Niederschrift auszuhändigen, die die neu geforderten Vertragsinhalte berücksichtigt. Der Arbeitgeber muss dem Verlangen des Arbeitnehmers innerhalb von sieben Tagen nachkommen. Daher sollten alle Arbeitgeber seit August 2022 ihre Arbeitsverträge für das neue Nachweisgesetz überarbeitet haben.

Wann wird das Nachweisgesetz angewendet?

Gemäß § 1 Nachweisgesetz müssen Arbeitgeber das Gesetz immer dann anwenden, wenn sie ein neues Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer abschließen. Hierzu gehören sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitkräfte sowie Auszubildende. Seit 2014 fällt ebenso die Beschäftigung von Praktikanten, die nach § 22 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) als Arbeitnehmer gelten, unter das Nachweisgesetz.
Vom Geltungsbereich befreit sind lediglich solche Beschäftigten, die als vorübergehende Aushilfe für maximal einen Monat im Unternehmen angestellt werden.

Inhalt des Arbeitsvertrags: 10 wesentliche Vertragsbedingungen

Der folgende Abschnitt zeigt, welche Bestandteile gemäß Nachweisgesetz in einem Arbeitsvertrag enthalten sein müssen. Zunächst schauen wir uns den regulären Vertrag an (kein Praktikum).

Nachweisgesetz: 10 wichtige Vertragsinhalte

1. Name und Anschrift der Vertragsparteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer)
2. Zeitpunkt/Beginn des Arbeitsverhältnisses
3. Bei befristeten Verträgen: Geplante Dauer der Beschäftigung
4. Arbeitsort oder mehrere Arbeitsorte (müssen erwähnt werden)
5. Beschreibung der anfallenden Tätigkeiten des Arbeitnehmers
6. Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (inkl. Prämien, Zuschlägen, Sonderzahlungen etc.)
7. Arbeitszeit (pro Woche, monatlich, Gleitzeit etc.)
8. Anzahl der jährlichen Urlaubstage
9. Kündigungsfristen
10. Allgemeiner Hinweis auf für das Arbeitsverhältnis wichtige Tarifverträge sowie Dienst- und Betriebsvereinbarungen

    Soll ein Beschäftigter länger als einen Monat im Ausland arbeiten, schreibt das Nachweisgesetz vor, folgende Punkte im Vertrag zu ergänzen. Der Arbeitnehmer muss diese Ergänzung noch vor seiner Abreise erhalten:

11. Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit
12. Für die Auszahlung des Entgelts gewählte Währung
13. Zusätzliches Arbeitsentgelt für den Auslandsaufenthalt und dazugehörige zusätzliche Sachleistungen
14. Vereinbarte Bedingungen für die Rückkehr des Arbeitnehmers

Vorgaben für Praktikumsverträge

Für Praktika definiert das Nachweisgesetz ebenfalls die erforderlichen Vertragsinhalte.

Nachweisgesetz: 7 wichtige Vertragsinhalte für Praktikanten

1. Name und Anschrift der Vertragsparteien
2. Beginn und Dauer des Praktikums
3. Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit
4. Verfolgte Lern- und Ausbildungsziele
5. Zahlung und Höhe der Vergütung
6. Anzahl der Urlaubstage
7. Allgemeiner Hinweis auf für das Praktikum wichtige Tarifverträge sowie Dienst- und Betriebsvereinbarungen

Doch nicht nur für den Inhalt beschreibt das Nachweisgesetz bestimmte Vorgaben. Auch die Form des Arbeitsvertrags ist vorgegeben:

Schriftform und Niederschrift

Nach § 2 Nachweisgesetz gilt für den Arbeitgeber eine entsprechende Nachweispflicht. So muss er die wichtigsten Arbeitsbedingungen in jedem Fall schriftlich festhalten, z. B. in einem Arbeitsvertrag. Außerdem muss er die Niederschrift unterzeichnen und dem Arbeitnehmer das Dokument aushändigen. Ein elektronischer Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen reicht nicht aus.

Ändert der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen, muss er den betroffenen Beschäftigten spätestens einen Monat nach der Änderung schriftlich darüber informieren (§ 3 NachwG). Diese Pflicht entfällt, wenn folgende Regelwerke geändert werden:

• Gesetzliche Vorschriften
• Tarifverträge
• Betriebs- oder Dienstvereinbarungen
• Ähnlichen Regelungen, die für das Arbeitsverhältnis gelten.

Sollte sich ein Arbeitgeber nicht an die vorgegebene Schriftform halten, gilt das geschlossene Arbeitsverhältnis trotzdem als wirksam. In diesem Fall fordern die meisten Beschäftigten die Niederschrift nachträglich ein. Kommt der Arbeitgeber einer Bitte für eine nachträgliche Niederschrift nicht nach, kann er ggf. gerichtlich nach dem Nachweisgesetz verpflichtet werden. Allerdings wird diese Möglichkeit derzeit in der Praxis nur selten genutzt.

Durch das Nachweisgesetz mehr Rechtssicherheit

Generell ist das Nachweisgesetz wichtig, da die darin verankerte schriftliche Nachweispflicht sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer mehr Rechtssicherheit schafft. Damit wird insbesondere Beschäftigten die Beweisführung erleichtert. So lassen sich z. B. eventuelle arbeitsrechtliche Streitpunkte häufig einfacher klären.

Zudem besagt § 5 des Nachweisgesetzes, dass der Arbeitgeber zum Nachteil des Arbeitnehmers nicht von den Vorschriften des Gesetzes abweichen darf. Daher sollten alle Arbeitgeber sicherstellen, dass in ihren Arbeitsverträgen die im Gesetz genannten Vertragsbedingungen enthalten sind.